Det är lätt att prata om “digital underhållsplan” i abstrakta termer. Här visar vi i stället hur det brukar se ut i praktiken: vilka vyer du jobbar i, vilka fält som gör planen analysbar och hur du tar ut en rapport som faktiskt går att använda i styrelsearbete.
- En digital underhållsplan består av några få kärnvyer: årsvy, aktivitet, analys och rapport.
- Minimidata för att planen ska fungera: aktivitet, startår, kostnad, AFF, Systemkod (u_system) + ofta intervall.
- Kanban-vyn flyttar årtal; status och övriga fält uppdateras inne i aktiviteten (större bulk sker via dataverktyg/plus).
- Rapporten är en PDF med valbara sektioner och urval (per år/per system) – analys/AI-rapporter ligger i analysfliken.
+Startbild+-+Hem.png)
Vill du börja med helheten? Läs Digital underhållsplan för BRF. Vill du jämföra mot Excel, läs Digital underhållsplan vs Excel.
Översikt: 4 vyer du jobbar i
| Vy | Vad du gör | Vad du får ut |
|---|---|---|
| Årsvy (kanban) | Se planen över tid och flytta aktiviteter mellan år | En plan som är lätt att förstå och uppdatera |
| Aktivitet (detalj) | Ändra status, intervall, systemkod, AFF och flaggor | Spårbar och konsekvent data |
| Analys | Se kostnad per år + grupperingar per AFF huvudgrupp | Tydliga toppar, perioder och fokusområden |
| Rapport | Skapa PDF med urval och valda sektioner | Beslutsunderlag per år och per system |
Så kan du följa exemplen i artikeln på 2 minuter:
Vid första inloggningen kan du välja Skapa testmiljö. Då skapas en fastighet, en byggnad och realistiska underhållsposter
så att du kan klicka runt i årsvy, öppna aktiviteter, se analys och skapa rapport – utan att importera eller registrera något manuellt.
När du är klar och vill börja skarpt: ta bort testfastigheten. Då rensas även byggnaden och allt som är kopplat till den byggnaden.
+Onboarding+%E2%80%9CV%C3%A4lkommen+till+JANUS%E2%80%9D.png)
+%E2%80%9CVad+vill+du+g%C3%B6ra%E2%80%9D+med+3+val+inkl.+testmilj%C3%B6.png)
+%E2%80%9CSkapar+inst%C3%A4llningar%E2%80%A6%E2%80%9D+checklista+%2B+%E2%80%9CTa+mig+till+planen%E2%80%9D.png)
Vy 1: Årsvy (kanban) – planen som tidslinje
Årsvyn är “översiktsläget”. Den visar aktiviteter per år så att styrelsen kan se rytmen i planen. När du flyttar en aktivitet i kanban-vyn är det årtal som ändras.
Varför bara årtal i drag & drop? Det är en medveten “safety-by-design”-princip: stora förändringar (t.ex. bulk) hålls separerade för att minska risken att man råkar skapa en plan som ser fin ut – men inte längre hänger ihop.
Du kan filtrera listan för att snabbt få fram rätt urval (t.ex. byggnad, systemkod, status eller flaggor). Behöver du en praktisk startplan, se: Kom igång med digital underhållsplan på 14 dagar.
Vy 2: Aktiviteten – minimifält som gör planen “analysbar”
Det som gör en digital underhållsplan användbar är att varje aktivitet har en konsekvent kärna av data. Miniminivån är:
- Aktivitet (typ)
- Startår
- Kostnad
- AFF-kod
- Systemkod (u_system)
Ofta anger man också intervall (teknisk livslängd) så att systemet kan räkna fram förekomster inom planperioden. Men ni kan också välja att lägga en enskild aktivitet om det passar bättre.
Status: styrelsens verklighet i fem ord
Status gör att planen går från “lista” till “styrning”:
- Planerad – normal planering
- Akut – måste hanteras snabbt
- Eftersatt – synliggör underhållsskuld (medvetet val)
- Beslutad – styrelsen har fattat beslut (t.ex. upphandling ska starta)
- Utförd – genomfört
Undvik att “låta aktiviteter ligga kvar i passerade år” som en genväg. Om året har passerat: flytta aktiviteten till ett år som speglar ert behov – eller markera den som Eftersatt om syftet är att visa skuld.
Flaggor: snabb sortering när ni prioriterar
Utöver status kan ni flagga aktiviteter för att göra urval och prioritering snabbare, t.ex.: risk, besiktning, energibesparing, investering och projekt.
+Aktivitetens+detalj-modal.png)
Byggnadsattribut, ytor och mängder – vad du använder dem till
Byggnadsattribut, ytor och mängder är hjälpmedel – inte krav. De finns för två saker:
- Modellen kan föreslå artiklar (från prislistan) som passar byggnadsprofilen.
- De kan ge en transparent och spårbar utgångspunkt för prissättning när du skapar en aktivitet (endast om artikeln har en default value).
Viktigt: Ytor/mängder används vid skapande av aktivitet – inte som en automatisk, löpande uppdatering av kostnader.
+Fastighet-byggnad+%E2%80%93+Huvuddata-Attribut-M%C3%A4ngder.png)
Vy 3: Analys – se toppar och fördelning utan pivottabeller
I analysläget tittar ni vanligtvis på:
- Kostnad per år – grupperad per AFF huvudgrupp
- Översikt (pie) – fördelning per kategori (AFF-huvudgrupp)
- Filter för byggnad, period, systemkod, status och flaggor
Så använder många styrelser analysen: först hitta år som sticker ut, sedan filtrera ner per systemkod/AFF och se vad som driver toppen. Det är ofta snabbare än att börja med “alla aktiviteter”.
+Analys+(staplar+per+%C3%A5r)+med+p%C3%A5slag-moms-pris%C3%B6kning.png)
AI-stödda analyser (i analysfliken)
För den som administrerar planen finns tre analyser som fungerar som rådgivare:
- Kvalitet – kontrollerar att viktiga fält finns angivna och att planen är “maskin-läsbar”.
- Kontroll – rimlighet/täckning via K3+ (standardbyggnad) matchat mot AFF-koder.
- Besparing – livslängdsförlängning/livscykel och samordning i närtid (utan att lova marknadspris).
Not: Analysrapporterna (regel + AI-tolkning) är inte en del av PDF-rapporten. De är verktyg i analysfliken.
+Bonus+AI-analys.png)
Vy 4: Rapport – PDF med urval och sektioner
Rapportläget är där ni tar fram ett underlag som går att använda i styrelsearbete. Ni styr:
- Urval (t.ex. nästa 5 år, en byggnad, en flagga, ett system)
- Innehåll (vilka sektioner som ska vara med)
En vanlig rapport innehåller exempelvis:
- Försättsblad
- Innehållsförteckning
- Inställningar
- Egen text
- Fastighet- och byggnadsinformation
- Underhållsdiagram
- Underhållsaktiviteter per år
- Underhållsaktiviteter per system
- Diagram avsättningar
+V%C3%A4lj+inneh%C3%A5ll+f%C3%B6r+rapporten.png)
Mini-exempel: så får du ett beslutsunderlag på 30 minuter
- Filtrera “nästa 5 år” och välj byggnad (om ni har flera).
- Markera relevanta aktiviteter som Beslutad och flagga Projekt vid behov.
- Öppna analys och kontrollera toppår (AFF-huvudgrupp) så att inget överraskar.
- Skapa PDF-rapport med “per år” + “per system” + “diagram avsättningar”.
- Skriv en kort sammanfattning i “Egen text” (om ni vill).
Vill du koppla detta mer tydligt till ekonomi, läs: Underhållsplan och budget.
Relaterade artiklar
- Digital underhållsplan för BRF
- Digital underhållsplan vs Excel
- Kom igång på 14 dagar
- Underhållsplan i molnet
- Importera befintlig plan
Vill du slippa gissa vid migrering? Fortsätt med: Importera befintlig plan: Excel/PDF till digitalt.