De flesta BRF:er börjar med en plan i Excel eller som PDF från en konsult. Det går utmärkt att ta med den in i ett digitalt system – men för att få nytta av analys, rapport och spårbarhet behöver importen göras på rätt sätt. Här får du en praktisk metod och de vanligaste felen (så du slipper “importerat kaos”).
- Skapa fastighet och byggnader först – alla aktiviteter ska kopplas till en byggnad.
- Importens minimifält: maintenance_activity, u_system, total_cost, start_year.
- Bonusfält som sparar tid: building_code (om byggnaden finns) och technical_life (intervall/teknisk livslängd).
- PDF-import fungerar bäst för kuraterade format (t.ex. Planima/HSB). Vid avvikelser: ladda ner extraheringen → justera i Excel → importera.
Vill du förstå helheten först? Läs Digital underhållsplan för BRF. Vill du se vilka fält och vyer som väntar efter importen, läs Exempel: så ser en digital underhållsplan ut.
Steg 0: Förbered strukturen (innan du importerar)
Det viktigaste för en lyckad import är att ni får en plan som går att filtrera och rapportera på. Börja därför med att:
- Skapa fastighet (om ni har flera) och era byggnader.
- Bestäm hur byggnader ska namnges (t.ex. Hus A/Hus B eller adress + port).
- Bestäm att varje aktivitet alltid kopplas till en byggnad.
Tips: Om du kan ange building_code i importfilen sparar det tid – förutsatt att byggnaden redan är upplagd med samma kod.
Två spår: import från Excel eller PDF
Spår A: Import från Excel (vanligast och mest kontrollerat)
Excel-importen är den mest förutsägbara vägen eftersom du kan kvalitetssäkra data innan den går in i systemet. Systemet accepterar en semi-strikt mall där rubrikerna kan vara på svenska, men det finns fyra fält som ska finnas med:
| Kolumn | Vad det betyder | Exempel |
|---|---|---|
| maintenance_activity | Aktivitet (typ/namn) | “Målning trapphus” |
| u_system | Systemkod (hur ni grupperar “per system”) | “Invändigt” / “VVS” |
| total_cost | Kostnad för aktiviteten | 150000 |
| start_year | Första år (när aktiviteten ska ske) | 2028 |
För att få full nytta av en digital underhållsplan bör du dessutom ha:
- AFF-kod (för analys per AFF huvudgrupp)
- technical_life (intervall/teknisk livslängd) när aktiviteten ska upprepas
- building_code (om du vill koppla aktiviteter till byggnad snabbare)
Not: Byggnadsattribut/ytor/mängder används främst för att föreslå artiklar från prislistan och ge transparent prissättning vid skapande av aktiviteter (om artikeln har default value). Det är inte ett krav för import.
Spår B: Import från PDF (Planima/HSB) → justera i Excel vid behov
Om du har en plan som PDF (t.ex. från Planima eller HSB) kan systemet läsa vissa tabeller och skapa ett importunderlag. Om resultatet inte blir perfekt gör du så här:
- Ladda upp PDF och låt systemet extrahera tabeller.
- Ladda ner extraheringen till Excel.
- Justera kolumner, systemkod, AFF och byggnadskoppling.
- Importera via Excel-spåret.
Vanligaste problemet vid PDF-import är inte “fel tabell” – utan att planens ursprung saknar tydlig struktur för fastighet/byggnad. Skapa byggnader först och koppla aktiviteter rätt innan ni går vidare med analys och rapport.
Intervall och upprepning: så undviker du dubletter
Många äldre planer har aktiviteter listade “en gång per rad”, ibland med upprepningar manuellt inlagda. I ett digitalt system kan intervall (technical_life) i stället skapa förekomster inom planperioden.
- Om du importerar alla manuella upprepningar och samtidigt sätter intervall kan du få dubletter.
- Välj därför: antingen importerar du enstaka poster, eller så importerar du med intervall och låter systemet skapa förekomster.
Praktiskt upplägg: importera först “en rad per aktivitet” med intervall (technical_life) för återkommande saker. Lägg sedan till enstaka specialposter separat.
Rimlighetskontroll efter import (30–60 minuter)
Efter import vill du snabbt säkerställa att planen är analysbar och går att rapportera på. Gör följande:
- Filtrera på byggnad och kontrollera att aktiviteter verkligen sitter rätt.
- Filtrera fram aktiviteter utan u_system/AFF (om ni använder det) och komplettera.
- Titta i analysen: kostnad per år (per AFF huvudgrupp) och se att toppar verkar rimliga.
- Hitta aktiviteter där årtal redan passerat (de fångas också upp av påminnelser/AI-rapporter).
Vanliga fel vid import (och hur du undviker dem)
| Fel | Varför det händer | Åtgärd |
|---|---|---|
| Aktiviteter saknar byggnad | Ursprungsplanen har otydlig struktur | Skapa byggnader först och koppla via building_code eller manuell mappning |
| Systemkod blir spretig | Olika benämningar i filen (t.ex. “VVS”, “VS”, “Rör”) | Normalisera u_system i Excel före import |
| Fel eller saknad AFF | PDF-matchning eller historiska planer | Fyll i manuellt eller justera i Excel och importera igen |
| Årtal ligger i passerade år | Planen speglar historik snarare än behov | Flytta till rätt år eller markera Eftersatt (medvetet) |
| Dubletter efter import | Manuell upprepning + intervall | Välj strategi: intervall eller enstaka poster. Rensa dubletter manuellt |
Nästa steg: gör planen “styrelsebar”
När importen är klar är nästa steg att göra planen användbar i styrelsearbete:
- Sätt status (Planerad/Akut/Eftersatt/Beslutad/Utförd) där det behövs.
- Använd flaggor (risk, investering, energibesparing, projekt) för smarta urval.
- Skapa en första PDF-rapport med “per år” och “per system”.
Vill du ha ett praktiskt upplägg: läs Kom igång med digital underhållsplan på 14 dagar.
Relaterade artiklar
- Digital underhållsplan för BRF
- Kom igång på 14 dagar
- Exempel: så ser en digital underhållsplan ut
- Digital underhållsplan vs Excel
- Vanliga fel när man digitaliserar underhållsplanen
Har ni redan en Excel-plan och vill få den “rätt från början”? Börja med helheten: Digital underhållsplan för BRF och följ sedan steg-för-steg här i importguiden.